Depuis quelques années, le gouvernement s’est lancé dans un grand plan de dématérialisation de l’administration (avec par exemple le guichet unique de formalités des entreprises). C’est donc dans ce contexte que s’inscrit la réforme de la facturation, avec l’arrivée prochaine de la facture électronique obligatoire pour toutes les entreprises françaises.
Grâce à cette évolution, un nouvel acteur apparaît pour les professionnels de la comptabilité : la plateforme de dématérialisation partenaire, aussi appelée PDP. Évidemment, nombreux sont les entrepreneurs, moi le premier, à se poser des questions sur l’utilisation de ces plateformes. Et comme j’ai été amené à creuser le sujet pour ma propre activité, je vous propose une synthèse de ce que j’ai découvert. Qu’est-ce exactement qu’une PDP ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages pour les entreprises ? Essayons de débroussailler tout ça.
Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?
Pour faire simple, une PDP est une plateforme privée immatriculée auprès de l’administration fiscale et spécifiquement destinée à la gestion de la facturation électronique. Pour être reconnue comme partenaire, chaque PDP doit obéir à un processus particulièrement strict géré par le Service d’Immatriculation des plateformes partenaires (SIM).
À noter que leur habilitation n’est valable que pour trois ans renouvelables, sous condition de respecter certaines normes d’interopérabilité, de sécurité et de gestion des données. En clair, toutes les plateformes de dématérialisation partenaires doivent assurer une communication fluide et sécurisée avec les autres plateformes privées, mais aussi avec le portail public de facturation (PPF). C’est la condition ultime pour garantir la continuité du processus de dématérialisation des factures à travers tout l’écosystème numérique du pays.
Attention, une PDP ne se limite pas simplement à transmettre des factures électroniques. Elle doit aussi et surtout se tenir à la conformité réglementaire et technique de ces documents, y compris après chaque nouvelle réforme.
Quel est le rôle d’une PDP pour la facturation électronique ?
Je viens déjà d’en parler rapidement, mais pour aller un peu plus dans les détails, sachez que le rôle principal d’une PDP consiste évidemment à gérer l’ensemble du cycle de vie des factures électroniques, et ce, de leur création à leur transmission sécurisée aux clients, sans oublier l’archivage et le suivi. Par ailleurs, dans le cadre du e-reporting, une plateforme de dématérialisation partenaire se doit également de garantir la transmission des données à l’administration fiscale.
Pour les entreprises, l’utilisation d’une PDP doit en théorie simplifier le quotidien administratif. En tant qu’entrepreneur individuel, je devrais par exemple pouvoir automatiser l’émission de mes factures à mes clients, tout en bénéficiant des avantages de la traçabilité et de l’archivage sécurisé. Quant aux sociétés qui font appel à des fournisseurs, elles pourront, elles aussi, recevoir les factures de ces derniers par le biais de leur plateforme.
Votre future PDP sera donc un outil incontournable de votre activité.
Quel est le fonctionnement des PDP ?
Sans trop de surprise, vous vous doutez bien que chaque PDP fonctionne comme n’importe quelle plateforme numérique sécurisée. Votre entreprise pourra s’y connecter pour gérer ses opérations de facturation électronique, même si dans les faits, la plupart des plateformes proposeront une intégration avec les logiciels comptables existants afin de faciliter les flux de données et d’éviter les doubles saisies.
En matière de sécurité, chaque PDP doit impérativement être certifiée selon la norme ISO 27001, preuve du respect de la confidentialité et de l’intégrité des documents échangés. Notez bien ce point, car il sera capital au moment de choisir votre plateforme.
Côté fonctionnalités, là non plus, il ne faut pas s’attendre à de très grosses surprises. Gestion automatisée des flux de facturation, reporting détaillé des transactions, suivi de la TVA en temps réel, ou encore gestion des factures à l’international, rien de nouveau sous le soleil pour un système supposé gérer l’intégralité du processus de facturation.
Quels sont les avantages concrets d’une PDP ?
Même s’il s’agit d’une obligation instaurée par la réforme de la facturation, est-ce qu’une PDP apporte de réels avantages aux entreprises ? Et de ce que j’ai pu voir, ces bénéfices sont assez simples.
Déjà, la plateforme de dématérialisation partenaire permet de rester conforme à la réglementation. C’est en effet celle-ci qui veillera à ce que votre entreprise respecte toutes les obligations fiscales en vigueur, vous évitant au passage de potentiels soucis avec l’administration (amendes, contrôles, etc.).
Évidemment, je ne peux pas non plus omettre l’optimisation administrative que permet une PDP, car en optimisant l’émission, la réception et le traitement des factures, ce type de plateforme réduit de manière significative le temps consacré aux tâches administratives, en plus d’améliorer l’efficacité globale du pôle comptable.
Et puis, très logiquement, grâce aux certifications de sécurité dont bénéficient les plateformes de dématérialisation partenaires, la sécurité des échanges se voit renforcée. Vos futures transactions et données sensibles seront, en théorie, parfaitement protégées.
Enfin, certains experts y voient déjà un atout pour la trésorerie des entreprises, puisqu’avec un suivi précis des paiements et impayés, et un traitement rapide des factures, vous devriez pouvoir optimiser votre flux de trésorerie.
Quelle est la différence entre une PDP et le portail public de facturation (PPF) ?
Sur les réseaux, les débats vont d’ores et déjà bon train, et de nombreux utilisateurs s’interrogent sur la différence entre une plateforme de dématérialisation partenaire et le portail public de facturation (dit PPF). Pourtant, la distinction est plutôt simple. Le PPF est une plateforme publique de dématérialisation, gérée directement par l’administration fiscale, qui doit remplir deux objectifs : recenser les données obligatoires extraites des factures et des données de transaction et de paiement, et administrer l’annuaire des acteurs de la réforme (pour savoir quelle plateforme utilise votre client ou fournisseur, par exemple).
Par contre, et c’est sans doute le point le plus important à comprendre, le portail public de facturation n’est pas du tout prévu pour la transmission et la réception des factures électroniques. À ce titre, votre entreprise devra donc obligatoirement opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire.
Qui sont les opérateurs de dématérialisation (OD) ?
Tous les prestataires qui mettent en place des services et solutions de dématérialisation sont désignés par un seul et même terme : les opérateurs de dématérialisation (OD). Cela englobe notamment les logiciels comptables, les outils de facturation, les solutions de numérisation, les logiciels de caisse, etc.
Mais attention, les OD ne doivent pas être confondus avec les PDP. Ils ne servent que d’intermédiaires entre votre entreprise et la plateforme de dématérialisation partenaire. Ce ne sont pas eux qui sont immatriculés par l’administration fiscale, mais uniquement les PDP.
En bref, l’opérateur de dématérialisation est un concentrateur de flux qui sert exclusivement d’interface entre votre solution de gestion et votre PDP (ou le portail public de facturation).
Comment choisir une PDP pour votre entreprise ?
Pour le moment, la liste des futures plateformes de dématérialisation partenaires n’est pas définitive. Nombreuses sont celles à toujours être en cours d’immatriculation auprès de l’administration fiscale. Au 1er avril 2025, le site du ministère fait état de 89 PDP agréées.
Mais alors, comment faire votre choix et choisir la plateforme de dématérialisation partenaire la plus adaptée à votre entreprise ? Pour y parvenir, je vous conseille de prendre en compte 4 critères simples :
- L’interopérabilité, parce que la PDP doit être compatible avec votre logiciel comptable existant.
- Les services proposés, à commencer par les formats de facturation acceptés (UBL, Factur-X, CII), sa capacité à traiter des flux internationaux si cette option vous est nécessaire, le lettrage bancaire, les tableaux de bord de suivi, etc.
- La tarification, car la comparaison des coûts entre l’abonnement fixe ou le prix au nombre de factures traitées peut être un élément déterminant.
- La réputation du gestionnaire de la PDP, par le biais notamment des avis d’autres utilisateurs.
Dans tous les cas, assurez-vous d’identifier la plateforme de dématérialisation partenaire qui apportera le plus de valeur ajoutée à votre gestion administrative et comptable.
J’espère que ces quelques explications vous auront éclairci. Mais s’il vous reste des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaire. Plus vite vous vous préparerez, mieux vous pourrez faire face à ces nouvelles contraintes !
