Vous en avez peut-être entendu parler sans comprendre comment ça fonctionne, les jours de fractionnement sont des jours de congés supplémentaires que votre salarié peut obtenir lorsqu’il décide de fractionner ses vacances principales. Si cette règle, qui fait partie intégrante du Code du travail, peut sembler complexe, son calcul est pourtant plus simple qu’il paraît. Néanmoins, en tant qu’employeur, vous devez connaître au mieux ce sujet pour éviter de potentielles erreurs de paie sur le bulletin de salaire de vos salariés. Je vais donc tâcher de vous expliquer le plus simplement comment gérer et calculer lesdits jours de fractionnement.
Qu’est-ce que les jours de fractionnement ?
On désigne par fractionnement l’attribution de jours de congés supplémentaires à un salarié lorsque celui-ci prend une partie de son congé principal en dehors de la période légale qui s’étale du 1er mai au 31 octobre. Pour faire simple, si votre salarié ne prend pas l’intégralité de ses vacances principales (24 jours ouvrables) durant cette phase de l’année considérée comme la « période estivale », il peut potentiellement bénéficier de jours supplémentaires.
Vous vous en doutez, ce bonus est supposé encourager les salariés à répartir leurs vacances tout au long de l’année, et ce, pour favoriser une meilleure organisation au sein de l’entreprise. Mais attention, car pour prétendre à ces jours supplémentaires, le collaborateur concerné doit obligatoirement poser au moins 12 jours ouvrables consécutifs durant la période légale. À noter en plus que la cinquième semaine de congés ne compte jamais dans le calcul du fractionnement, puisqu’elle doit être prise en dehors de cette période.
Quelles sont les conditions à remplir pour le salarié ?
Tous vos salariés peuvent être concernés par les jours de fractionnement, qu’ils soient en CDI, CDD, à temps partiel ou à temps plein. Pour autant, trois conditions précises sont à respecter pour que ces jours soient effectivement attribués :
- le salarié doit avoir acquis au moins 15 jours ouvrables de congés payés durant l’année ;
- le salarié doit avoir posé au moins 12 jours consécutifs pendant la période légale ;
- le salarié doit encore avoir au moins 3 jours ouvrables de congés au 31 octobre, en plus de sa cinquième semaine.
Inutile de dire que si ces conditions ne sont pas réunies, aucun jour supplémentaire ne peut être accordé.
Comment calculer facilement les jours de fractionnement ?
Rassurez-vous, le calcul des jours de fractionnement s’effectue très simplement. Pour cela, il vous suffit de vérifier combien de jours ouvrables vos salariés ont encore à poser sur leurs 24 jours principaux (hors cinquième semaine) au 31 octobre de chaque année.
Si votre salarié a entre 3 et 5 jours restants à poser, il a droit à 1 jour supplémentaire. Et s’il lui reste 6 jours ou plus, il bénéficie alors de 2 jours supplémentaires.
Vous voyez, rien de plus simple !
Petit exemple concret pour illustrer mon propos. Pierre pose 12 jours consécutifs en août, ce qui lui laisse 12 jours à prendre (après le 31 octobre) sur ses 24 jours principaux. Il a donc automatiquement droit à 2 jours de fractionnement. Karine a, de son côté, pris 22 jours avant la fin du mois d’octobre, ce qui implique qu’il ne lui reste que 2 jours de congés à poser. Elle n’est donc pas éligible au moindre jour supplémentaire.
Est-ce que les jours de fractionnement sont obligatoires ?
Sachez que les jours de fractionnement ne sont pas systématiquement obligatoires. En vérité, leur application dépend de ce que prévoit votre entreprise, notamment par le biais de sa convention collective ou de l’accord collectif interne.
Cependant, si le fractionnement des congés a bien été décidé, les jours supplémentaires doivent automatiquement être attribués dès que les conditions sont remplies par les salariés. En revanche, si votre salarié demande volontairement à fractionner ses vacances, vous avez tout à fait le droit de refuser.
Bon à savoir : Le refus de fractionnement de vacances ne vous exempte pas de votre obligation vis-à-vis des jours de fractionnement. En effet, si toutes les conditions sont réunies au 31 octobre, vous devrez impérativement accorder ses jours au salarié concerné, sauf s’il a formalisé par écrit sa renonciation à ses jours supplémentaires.
Inutile de dire qu’il est conseillé de formaliser la moindre renonciation par un accord écrit qui évitera de possibles litiges dans le futur.
Comment les jours de fractionnement apparaissent-ils sur la fiche de paie ?
Sans surprise, les jours de fractionnement doivent apparaître sur la fiche de paie du salarié en tant que jours de congés supplémentaires. Le plus souvent, la mention est explicite et indique distinctement « jours de fractionnement », accompagnée du nombre de jours acquis. Cela va de soi, ces jours doivent être réglés de la même manière que les congés payés habituels, à savoir selon la règle du dixième ou du maintien du salaire.
Attention à ne pas commettre d’erreur lors de l’édition du bulletin de salaire. À ce titre, l’utilisation d’un logiciel de gestion RH ou d’un logiciel de paie peu grandement simplifié ce type d’opérations.
Est-ce qu’il y a des exceptions aux jours de fractionnement ?
Dernier point à savoir, quelques cas spécifiques sont susceptibles d’impacter le droit aux jours de fractionnement.
Par exemple, en cas de maladie ou d’arrêt de travail pendant ses congés, votre salarié conserve ses droits si le report de ses vacances lui permet encore de remplir les conditions à la date du 31 octobre.
De même, en cas de fermeture obligatoire de votre entreprise en fin d’année, par exemple pour les vacances de Noël, les jours imposés aux salariés comptent comme des jours pris en dehors de la période légale, ce qui leur permet d’obtenir plus facilement des jours supplémentaires.
Comme vous pouvez le constater, les règles du jeu sont assez simples. Le mieux dans cette situation est évidemment de communiquer clairement avec vos salariés, quant à leur droit aux jours de fractionnement, et de formaliser chaque décision. Vous gagnerez ainsi du temps et éviterez de fâcheuses erreurs qui pourraient aboutir à un litige.
